Акт приема-передачи помещения — не просто формальность в процессе аренды офисного пространства. Этот документ играет ключевую роль в фиксации и подтверждении состояния помещения на момент передачи от собственника или управляющей компании к арендатору. Акт помогает избежать споров о состоянии объекта при истечении или расторжении договора аренды — он служит юридическим основанием для решения возможных спорных вопросов.
Почему акт приема-передачи так важен?
• Подтверждение факта передачи помещения. Акт фиксирует момент, когда арендатор принимает помещение от собственника — это важно для определения срока аренды и выполнения обязательств сторонами.
• Описание состояния помещения. В акте подробно описывается состояние помещения на момент передачи, включая его вид и функциональность. Это помогает избежать споров о состоянии объекта при завершении аренды.
• Установление ответственных за ремонт. До подписания договора аренды важно согласовать с арендодателем вопросы ремонта и улучшений помещения. Акт приема-передачи помогает зафиксировать состояние помещения до начала ремонта и после его завершения, что позволяет избежать споров о компенсации расходов при наличии недочетов помещения или оборудования в нем.
Этапы оформления акт приема-передачи
• Подготовка к оформлению акта. Перед составлением акта необходимо тщательно осмотреть помещение, оценить его состояние и подготовить список всех имеющихся недостатков или особенностей.
• Составление акта. Акт должен содержать полное описание помещения, включая все детали его состояния, а также информацию о функционировании систем водоснабжения, отопления, электроприборов и т.д. Важно указать наличие недавнего ремонта или потребность в его проведении.
• Подписание акта. Акт приема-передачи помещения должен быть подписан обеими сторонами – арендатором и арендодателем. Это подтверждает согласие сторон с описанным в акте состоянием помещения.
Какая информация обязательно должна быть в акте приема-передачи?
Акт не имеет четких требований по составлению, однако он должен отвечать на вопросы: какое имущество, на каком основании и в каком состоянии передается арендатору. Поэтому документ обязательно должен включать в себя:
• Подробное описание помещения. Следует указать все элементы помещения как можно подробнее, включая состояние потолка, пола, стен, окон, дверей, оборудования и т.д.
• Фиксация изменений. Если в процессе эксплуатации помещения арендодатель планирует вносить изменения (например, менять оборудование и пр.), такие факты также должны быть зафиксированы в акте приема-передачи.
Чтобы облегчить вам процесс составления, готовый шаблон акта приема-передачи помещения от арендодателя к арендатору можно скачать здесь.
Еще один важный момент — сохранение документов. Чеки и договоры с подрядчиками, связанные с ремонтом или улучшением помещения, помогут в подтверждении ваших прав на компенсацию расходов.
Нормативно-правовая база: на какие законы опираться при составлении акта приема-передачи?
Процесс передачи офиса арендодателем и прием помещения арендаторов регулируется п.1 ст. 655 ГК РФ — арендодатель обязан предоставить арендатору имущество в состоянии, соответствующем условиям договора аренды и назначению имущества. Обязательство арендодателя считается исполненным после предоставления его арендатору во владение или пользование и подписания сторонами акта приема-передачи.
В этом документе (либо договоре аренды) должны быть указаны все недочеты, с которыми сдается помещение. Согласно п.2 статьи 612 ГК РФ, арендодатель не отвечает за недостатки сданного в аренду имущества, которые были оговорены при заключении договора аренды либо же были заранее известны арендатору. Ответственность в данном случае лежит на арендодателе. Соответственно, при приеме помещения информацию об отсутствии претензий сторон целесообразно также включить в акт.
Более, того акт приема-передачи должен быть подписан в сроки из договора аренды или в разумный срок (если в договоре даты не указаны). В противном случае арендатор имеет право требовать от собственника помещение в соответствии со статьей 398 ГК РФ. Если же офис так и не был передан, согласно п. 3 ст. 611 ГК РФ можно требовать расторжение договора и возмещение убытков, причиненных задержкой исполнения договора или его неисполнением.
ВАЖНО: акт приема-передачи помещения составляется, как минимум, в двух экземплярах — для арендодателя и арендатора. Если договор подлежит государственной регистрации, дополнительный экземпляр потребуется еще и для Росреестра.
Так, составление и подписание акта приема-передачи помещения — это необходимый этап в процессе аренды офиса, который поможет избежать многих проблем в будущем и сделает процесс аренды более комфортным и безопасным для обеих сторон.
